Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Ultimo aggiornamento: [DATA DI PUBBLICAZIONE]
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato da Gymtrainer s.r.l. nell’ambito della creazione e gestione di un account BookyWay e dell’utilizzo della piattaforma di amministrazione.
L’informativa riguarda in particolare l’Acquirente, l’owner dell’account, i manager, i personal trainer, gli istruttori e gli altri soggetti autorizzati dall’Acquirente a utilizzare, gestire o interagire con i servizi BookyWay.
Il trattamento dei dati personali degli Utenti finali inseriti o gestiti dall’Acquirente attraverso BookyWay è disciplinato anche dal successivo art. 12, nel quale viene chiarita la diversa ripartizione dei ruoli privacy tra l’Acquirente e Gymtrainer s.r.l.
Ai fini della presente Informativa:
Acquirente: il soggetto, persona fisica o giuridica, ente, associazione o altra organizzazione per conto del quale viene creato e utilizzato un account BookyWay.
Owner: la persona fisica titolare delle credenziali principali dell’account BookyWay e abilitata a compiere le operazioni riservate al titolare dell’account.
Utente finale: la persona che utilizza BookyWay quale destinatario dei servizi, delle attività o delle funzionalità messe a disposizione dall’Acquirente.
Interessato: la persona fisica alla quale si riferiscono i dati personali oggetto di trattamento.
BookyWay: la piattaforma software e i relativi servizi forniti da Gymtrainer s.r.l.
Per i trattamenti effettuati per proprie finalità, il Titolare del trattamento è:
Gymtrainer s.r.l.
Via XX Settembre 32/A
San Martino Buon Albergo (VR), Italia
P. IVA 04643350236
PEC: admin@pec.gymtrainer.net
E-mail: support@bookyway.com
Per le richieste relative alla protezione dei dati personali è possibile utilizzare i recapiti sopra indicati.
A seconda delle funzionalità utilizzate e del rapporto intercorrente con Gymtrainer s.r.l., possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
Gymtrainer s.r.l. non richiede normalmente all’Acquirente, per la gestione del rapporto contrattuale, dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR. L’interessato è invitato a non inserire tali informazioni nelle comunicazioni o nei campi liberi se non strettamente necessario.
I dati personali possono essere raccolti:
a) direttamente dall’interessato, in occasione della creazione o attivazione dell’account, anche mediante eventuali funzionalità di registrazione o auto-registrazione messe a disposizione da BookyWay, dell’utilizzo della piattaforma, dell’acquisto di servizi o delle comunicazioni con Gymtrainer s.r.l.;
b) dall’Acquirente, dall’owner o da altri soggetti autorizzati, quando questi inseriscano o abilitino ulteriori manager, personal trainer, istruttori o collaboratori;
c) automaticamente attraverso l’utilizzo della piattaforma, limitatamente alle informazioni tecniche e operative necessarie al funzionamento, alla sicurezza e alla gestione del servizio;
d) da prestatori di servizi di pagamento o altri fornitori coinvolti nell’erogazione dei servizi, limitatamente alle informazioni necessarie alla gestione del rapporto.
I dati vengono trattati per:
Quando l’interessato è direttamente parte del contratto, la base giuridica è l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
Quando i dati riguardano rappresentanti, manager, collaboratori o altri soggetti che operano per conto dell’Acquirente, il trattamento si basa sul legittimo interesse di Gymtrainer s.r.l. e dell’Acquirente alla corretta gestione del rapporto contrattuale e dell’account, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.
I dati possono essere trattati per l’emissione e conservazione delle fatture, la gestione amministrativa e contabile, l’adempimento di obblighi fiscali, societari e normativi e la risposta a richieste legittime delle autorità competenti.
La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR e, ove necessario, l’esecuzione del contratto.
Qualora vengano utilizzati servizi di pagamento elettronico, i dati necessari all’esecuzione, registrazione e verifica del pagamento potranno essere trattati anche dal prestatore di servizi di pagamento utilizzato.
Gymtrainer s.r.l. può ricevere e conservare le informazioni necessarie a verificare lo stato e l’esito delle operazioni e a gestire abbonamenti, rinnovi, fatturazione e riconciliazione dei pagamenti.
La base giuridica è l’esecuzione del contratto e, ove applicabile, l’adempimento di obblighi legali.
Gymtrainer s.r.l. può trattare dati relativi agli accessi, alle operazioni effettuate e all’utilizzo della piattaforma per:
La base giuridica è il legittimo interesse di Gymtrainer s.r.l. alla sicurezza del servizio, alla prevenzione degli abusi e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, nonché l’eventuale adempimento di obblighi di legge.
Gymtrainer s.r.l. potrà inviare comunicazioni necessarie o comunque strettamente connesse all’utilizzo di BookyWay, quali comunicazioni relative:
Tali comunicazioni potranno essere inviate per tutta la durata del rapporto con BookyWay e fintanto che l’account non sia definitivamente cessato o cancellato, anche qualora l’account risulti temporaneamente inattivo o non venga utilizzato da tempo, quando la comunicazione riguardi condizioni, modifiche o circostanze rilevanti per l’account, per il servizio o per il suo eventuale futuro utilizzo.
Tali comunicazioni non costituiscono comunicazioni commerciali e non richiedono il consenso marketing, quando siano necessarie all’esecuzione o gestione del rapporto contrattuale, all’adempimento di obblighi giuridici o al perseguimento di un legittimo interesse connesso all’erogazione del servizio.
Solo previo specifico consenso dell’interessato, Gymtrainer s.r.l. potrà utilizzare l’indirizzo e-mail per inviare newsletter, offerte, promozioni e altre comunicazioni commerciali relative a BookyWay o ai servizi di Gymtrainer s.r.l.
La base giuridica è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento, anche tramite il link presente nelle comunicazioni commerciali, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
Il mancato consenso o la sua revoca non pregiudicano la possibilità di utilizzare BookyWay.
Il conferimento dei dati necessari alla creazione dell’account, alla gestione del rapporto contrattuale, alla fatturazione, ai pagamenti e alla sicurezza del servizio è necessario.
La mancata comunicazione di tali dati può rendere impossibile creare o mantenere l’account o utilizzare in tutto o in parte i servizi BookyWay.
Il conferimento dei dati per finalità di marketing è invece facoltativo.
I dati personali vengono conservati esclusivamente per il periodo necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
In particolare:
Al termine dei rispettivi periodi di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati, fatti salvi gli obblighi di legge e i tempi tecnici necessari alla cancellazione delle copie presenti nei sistemi di backup.
I dati personali possono essere trattati da dipendenti e collaboratori di Gymtrainer s.r.l. autorizzati e istruiti in relazione alle rispettive mansioni.
Possono inoltre essere comunicati o resi accessibili, nei limiti necessari, a soggetti esterni che forniscono servizi funzionali all’attività di Gymtrainer s.r.l. e all’erogazione di BookyWay, quali:
Tali soggetti operano, secondo i casi, quali responsabili del trattamento, sub-responsabili, autonomi titolari o soggetti autorizzati in funzione del ruolo concretamente svolto.
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili utilizzati da Gymtrainer s.r.l. per l’erogazione di BookyWay è reso disponibile sul sito BookyWay.
Per l’erogazione dei servizi BookyWay, Gymtrainer s.r.l. si avvale di fornitori terzi che possono operare, secondo i casi, quali responsabili o sub-responsabili del trattamento, inclusi fornitori di infrastrutture cloud, servizi di comunicazione, servizi tecnici e altri servizi necessari al funzionamento della piattaforma.
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili utilizzati da Gymtrainer s.r.l. per l’erogazione di BookyWay è disponibile alla pagina https://bookyway.com/it/sub-responsabili
Alcuni fornitori possono comportare il trattamento o il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
In tali casi, Gymtrainer s.r.l. assicura che i trasferimenti avvengano nel rispetto del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, ove applicabile, oppure mediante le garanzie previste dalla normativa, quali le Clausole Contrattuali Standard o altri strumenti giuridici applicabili.
Su richiesta dell’interessato, Gymtrainer s.r.l. fornirà le informazioni disponibili relative alle garanzie utilizzate per gli eventuali trasferimenti internazionali.
Gymtrainer s.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tenuto conto della natura dei dati trattati, delle finalità del trattamento, dello stato dell’arte e delle caratteristiche del servizio.
Le misure vengono aggiornate ed evolute nel tempo in funzione dello sviluppo tecnologico, delle caratteristiche di BookyWay e dei rischi rilevati.
Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello assoluto di sicurezza.
Gli obblighi di Gymtrainer s.r.l. in materia di sicurezza, riservatezza e gestione delle eventuali violazioni dei dati personali sono ulteriormente disciplinati nei Termini e Condizioni BookyWay.
Quando l’Acquirente utilizza BookyWay per inserire, raccogliere, conservare o comunque trattare dati personali dei propri Utenti finali o di altri soggetti nell’ambito della propria attività, l’Acquirente opera in qualità di Titolare del trattamento e Gymtrainer s.r.l. opera in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Con l’accettazione dei Termini e Condizioni BookyWay, l’Acquirente nomina espressamente Gymtrainer s.r.l. quale Responsabile del trattamento dei dati personali trattati per suo conto mediante BookyWay.
Gymtrainer s.r.l. tratta tali dati esclusivamente per conto dell’Acquirente e sulla base delle sue istruzioni documentate, nella misura necessaria all’erogazione, al funzionamento, alla sicurezza e alla manutenzione dei servizi BookyWay e delle funzionalità utilizzate dall’Acquirente.
Costituiscono istruzioni documentate dell’Acquirente, tra l’altro, i Termini e Condizioni BookyWay, le impostazioni e configurazioni effettuate attraverso la piattaforma, l’utilizzo delle funzionalità disponibili e le eventuali ulteriori richieste o istruzioni trasmesse a Gymtrainer s.r.l. attraverso i canali messi a disposizione.
Con l’accettazione dei Termini e Condizioni BookyWay, l’Acquirente autorizza inoltre in via generale Gymtrainer s.r.l. a ricorrere a fornitori terzi e a nominare sub-responsabili del trattamento dei dati personali degli Utenti finali e degli altri soggetti i cui dati siano trattati attraverso BookyWay, nella misura necessaria all’erogazione, alla sicurezza, alla manutenzione e al funzionamento del servizio.
Gymtrainer s.r.l. impone ai propri sub-responsabili obblighi in materia di protezione dei dati personali adeguati e sostanzialmente equivalenti a quelli applicabili a Gymtrainer s.r.l., nella misura richiesta dalla normativa e in relazione ai servizi da essi prestati.
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili utilizzati per l’erogazione di BookyWay è disponibile alla pagina [LINK ELENCO SUB-RESPONSABILI].
Gymtrainer s.r.l. informerà l’Acquirente delle modifiche previste riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili, consentendogli di formulare eventuali obiezioni motivate da ragioni relative alla protezione dei dati personali, secondo quanto previsto dai Termini e Condizioni BookyWay.
I dati degli Utenti finali possono comprendere, in funzione delle scelte effettuate dall’Acquirente, dati identificativi e di contatto, informazioni relative alle attività, alle prenotazioni e all’utilizzo dei servizi, note, comunicazioni, contenuti e altre informazioni inserite o raccolte attraverso BookyWay.
Qualora l’Acquirente utilizzi BookyWay per trattare dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, inclusi eventuali dati relativi alla salute, resta responsabilità dell’Acquirente, quale Titolare del trattamento, verificare la liceità del trattamento, individuare la corretta base giuridica e adempiere agli eventuali ulteriori obblighi previsti dalla normativa applicabile.
Gymtrainer s.r.l. non utilizza i dati personali trattati per conto dell’Acquirente per proprie finalità di marketing o di profilazione nei confronti degli Utenti finali.
La disciplina completa relativa alla nomina di Gymtrainer s.r.l. quale Responsabile del trattamento, alle istruzioni dell’Acquirente, ai sub-responsabili, alla sicurezza, all’assistenza al Titolare, alle violazioni dei dati personali, agli eventuali trasferimenti internazionali e alla restituzione o cancellazione dei dati è contenuta nell’art. 10 dei Termini e Condizioni BookyWay.
L’Acquirente può accedere ai dati personali dei propri Utenti finali attraverso le funzionalità messe a disposizione da BookyWay e, nei limiti consentiti dalle caratteristiche tecniche della piattaforma, provvedere alla loro rettifica, aggiornamento o cancellazione. Qualora una richiesta dell’interessato non possa essere gestita direttamente mediante le funzionalità disponibili, Gymtrainer s.r.l. fornirà all’Acquirente l’assistenza ragionevolmente necessaria secondo quanto previsto dalla normativa applicabile e dai Termini e Condizioni BookyWay.
L’Utente finale che intenda esercitare i diritti relativi ai dati personali trattati dall’Acquirente mediante BookyWay deve normalmente rivolgersi all’Acquirente o all’organizzazione che utilizza BookyWay, che opera in qualità di Titolare del trattamento.
Qualora Gymtrainer s.r.l. riceva direttamente una richiesta relativa a dati personali trattati per conto dell’Acquirente, provvederà, ove appropriato, a trasmetterla al Titolare competente e collaborerà, nei limiti previsti dalla normativa e dagli obblighi assunti quale Responsabile del trattamento, alla gestione della richiesta.
Alla cessazione dei servizi di trattamento svolti per conto dell’Acquirente, Gymtrainer s.r.l. provvederà, secondo quanto previsto dai Termini e Condizioni BookyWay e dalla normativa applicabile, alla restituzione o cancellazione dei dati personali trattati per conto dell’Acquirente, fatti salvi gli eventuali obblighi di conservazione previsti dalla legge.
BookyWay può essere utilizzato dall’Acquirente per gestire anche Utenti finali minorenni.
L’Acquirente, quale Titolare del trattamento, è responsabile della verifica della liceità del trattamento dei dati dei minori e dell’acquisizione degli eventuali consensi o autorizzazioni richiesti dalla normativa applicabile.
Qualora il trattamento sia fondato sul consenso e ricorrano le condizioni previste dall’art. 8 GDPR per l’offerta diretta di servizi della società dell’informazione ai minori, devono essere rispettati i limiti di età previsti dalla normativa nazionale applicabile.
In Italia, il minore che abbia compiuto quattordici anni può prestare autonomamente il consenso nei casi previsti dall’art. 2-quinquies del D.lgs. 196/2003.
Tale previsione riguarda esclusivamente la disciplina del consenso al trattamento dei dati personali e non modifica i requisiti di capacità necessari per concludere il contratto BookyWay in qualità di Acquirente.
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare:
Le richieste possono essere inviate a:
support@bookyway.com
oppure tramite PEC:
admin@pec.gymtrainer.net
Gymtrainer s.r.l. potrà richiedere le informazioni ragionevolmente necessarie a verificare l’identità del richiedente prima di dare seguito alla richiesta.
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.
Per l’Italia:
Garante per la protezione dei dati personali.
Il reclamo è previsto dall’art. 77 GDPR e può essere presentato secondo le modalità indicate dal Garante.
Resta fermo il diritto dell’interessato di rivolgersi all’autorità giudiziaria nei casi previsti dalla legge.
BookyWay può integrare o consentire l’utilizzo di servizi forniti da soggetti terzi, ad esempio servizi di pagamento, piattaforme multimediali o altri strumenti collegati dall’Acquirente.
Quando l’interessato interagisce direttamente con tali servizi, possono trovare applicazione anche le informative privacy e le condizioni predisposte dai rispettivi fornitori.
Per le informazioni relative ai cookie e agli altri strumenti utilizzati sul sito www.bookyway.com si rinvia alla Cookie Policy pubblicata sul sito.
Gymtrainer s.r.l. potrà aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, tecnologiche, organizzative o relative alle funzionalità di BookyWay.
La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Qualora le modifiche abbiano un impatto rilevante sui trattamenti effettuati o sui diritti degli interessati, Gymtrainer s.r.l. ne darà comunicazione attraverso i recapiti o i canali associati all’account, ove appropriato in relazione alla natura delle modifiche.